KI-Workflow: Fehlende Unterlagen einholen

Einleitung

In der laufenden Buchhaltung und Lohnverrechnung ist nicht die Verbuchung der Engpass – sondern das Warten auf fehlende Unterlagen: Bank/Kassa, Kreditkartenabrechnungen, Ausgangsrechnungen, Stundenlisten, Prämien, Ein-/Austritte. Das führt zu E-Mail-Ping-Pong, offenen To-dos und am Ende zu Überstunden. Dass “Datenaustausch & Effizienz” die zentralen Digitalisierungshebel sind, ist jedem Steuerberater klar.

Anwendungsfall

TAXPOINT unterstützt die Kanzlei dabei, fehlende Unterlagen systematisch zu erkennen und standardisiert nachzufordern:

• Soll-/Ist-Abgleich pro Mandant & Periode (Kanzlei-Checkliste vs. tatsächlich eingegangene Dokumente)

• Fehlteile-Liste (z. B. “Bank Jänner”, “Kreditkarte Februar”, “Stundenliste KW 6–9”)

• Automatische Nachforderungsnachricht (klar strukturiert, mit Upload-Link, Deadline, optionaler Ein-Klick-Antwort “kommt am … / nicht vorhanden”)

• Erinnerungslogik & Eskalation (z. B. vor Lohnlauf an Mandant, danach intern an zuständige Person)

• Status-Transparenz: Was ist offen, was ist nachgefordert, was ist eingelangt?

Warum das mit TAXPOINT DMS besser funktioniert

• Alles im Kontext der Akte: Unterlagen, Kommunikation, Versionen und Status liegen mandantenbezogen im DMS – keine verstreuten Mail-Threads.

• Private KI in Österreich: Gerade bei Lohn- und Finanzdaten ist das entscheidend – Verarbeitung bleibt in einem kontrollierten Umfeld.

• Kanzleiindividuelle Anforderungen: Die “fehlenden Unterlagen” ergeben sich aus euren Standards und dem konkreten Fall – TAXPOINT kann diese Logik pro Kanzlei/Team abbilden.

• Wiederverwendbarkeit: Die Nachforderungslogik wird zum “Standardprozess”, der skaliert – besonders relevant bei vielen KMU-Mandanten.

• Integration & Sync: Schnittstellen zu BMD/DATEV plus Windows Sync Client (OneDrive-Prinzip) sorgen dafür, dass Eingang/Verfügbarkeit sauber im System ankommt.

Ablauf

1. Kanzlei-Checkliste/Anforderungen je Prozess hinterlegen

2. Mandant lädt Unterlagen hoch bzw. liefert via Schnittstelle

3. TAXPOINT prüft Soll vs. Ist und erstellt fehlende Punkte

4. TAXPOINT generiert Nachforderung + Upload-Link + Frist

5. Mitarbeiter:in prüft kurz, klickt “Senden”

6. Eingang aktualisiert Status, Abschluss läuft ohne zusätzliche Schleifen

Zeitersparnis

• Manuell: 10–30 Min pro Mandant/Monat (Nachfassen, Thread-Suche, Listen führen, Reminder) – oft verteilt auf mehrere Personen.

• Mit TAXPOINT: 2–8 Min Review/Steuerung (Fehlteile-Liste prüfen, Versand freigeben, Ausnahmen bearbeiten)
  Ersparnis: 8–22 Min pro Mandant/Monat – bei vielen Mandanten summiert sich das sehr schnell zu mehreren Stunden pro Woche (und reduziert vor allem die “Überstunden-Spitzen” vor Fristen).