MANUELL
Zeitaufwand
KI
Zeitaufwand
KI-Workflow: Plausibilitäten automatisch erkennen
Einleitung
In der Buchhaltung gehen Fehler selten in den großen Fällen unter – sie entstehen im Massengeschäft: Doppelbelege, falsche Steuerschlüssel, ungewöhnliche Kontierungen, Periodenfehler. Klassische Kontrollen sind mühsam und werden oft zu spät gemacht. In Rechnungsprozessen sind doppelt bezahlte Rechnungen ein bekanntes Problem; als Richtwert werden 0,1–0,5 % doppelt bezahlte Rechnungen genannt.
Anwendungsfall
TAXPOINT erstellt eine Prüf-Queue für Auffälligkeiten, damit der Mensch nur noch die echten Ausnahmen anfassen muss:
Dubletten-Erkennung (ähnliche Belegnummern, gleicher Betrag, gleicher Lieferant, Varianten in Schreibweisen)
Plausibilitätschecks
Steuerbetrag passt nicht zum Steuersatz
Lieferant wird plötzlich anders behandelt (USt-Logik/Steuerschlüssel)
ungewöhnliche Sprünge (Betrag, Häufigkeit)
wiederkehrende Buchungen auf “neuen” Konten
Erklärbare Hinweise (“Warum markiert?” + Referenzbelege/History)
Prüfliste je Mandant/Periode: “Top Auffälligkeiten”, statt 100% Durchsicht
Warum das mit TAXPOINT DMS besser funktioniert
Beleg + Buchung im selben Kontext: Dubletten und Muster erkennt man am besten, wenn Belegpool, Historie und Ablage sauber zusammenlaufen.
Semantische Suche & Metadaten: Dubletten sind oft “fast gleich” – DMS-Kontext + KI-Ähnlichkeitssuche ist hier stärker als reine Regeln.
Audit Trail & Versionierung: Für Kanzleien wichtig: wer hat welche Auffälligkeit geprüft, was wurde korrigiert, welche Belege waren Grundlage.
BMD/DATEV-Anbindung: Auffälligkeiten können direkt als “zu klärender Fall” in den Workflow gehen, statt per Zuruf oder Excel-Liste.
Private KI: Prüflogik greift auf viele sensible Belegdaten zu – das muss in einem abgesicherten Setup laufen.
Ablauf
Belege/Unterlagen landen in TAXPOINT (Upload/Schnittstelle/Sync)
KI prüft Dubletten & Plausibilitäten und erstellt eine Ausnahmen-Queue
Buchhalter:in arbeitet die Queue ab (bestätigen, korrigieren, Rückfrage auslösen)
Ergebnis fließt in die Verbuchung/Revision ein (BMD/DATEV)
Zeitersparnis
Manuell: 30–90 Min pro Mandant/Monat (Stichproben, Suche nach “ähnlichen” Belegen, Nachrecherche, Korrekturschleifen) – bei Problemmandanten deutlich mehr.
Mit TAXPOINT: 10–30 Min gezielte Prüfung der markierten Ausnahmen
Ersparnis: 20–60 Min pro Mandant/Monat plus weniger teure Nacharbeit (weil Fehler früher sichtbar werden).